Statuto e Regolamento dell’Archivio Storico Provinciale
dei Frati Minori di Lecce
2011
TITOLO I
Principi fondamentali
Art 1
L’Archivio Storico Provinciale (ASP) è l’Istituzione della Provincia dell’Assunzione della B.V.M. dei Frati Minori di Lecce, iscritta e riconosciuta all’Anagrafe CEI codice CEI569A00002, che raccoglie, conserva, organizza e rende disponibile per lo studio e la ricerca, la documentazione storica, giuridica, amministrativa e pastorale della Provincia, Conventi, gruppi e singoli frati.
Art 2
L’ASP, costituito nel 1942, con delibera del Congresso Definitoriale della Provincia dell’Assunzione B.V.M di Lecce, presieduto dal Ministro Provinciale P. Giuseppe Balestrieri raccoglie il complesso degli atti e dei documenti prodotti o acquisiti nel corso della propria attività, offre un servizio essenziale per garantire la salvaguardia della memoria storica. A tal fine si riconosce la necessità di un corretto funzionamento del servizio archivistico, sia nella sua fase corrente di protocollazione e classificazione delle carte, sia nella successiva fase di archiviazione, ordinamento, inventariazione e conservazione dei documenti.
Art 3
La Provincia di S. Giuseppe dei Frati Minori di Lecce è l’Ente proprietario e conservatore dell’ASP, dell’archivio corrente e di deposito.
L’Archivio Storico Provinciale (ASP) è l’Istituzione della Provincia dell’Assunzione della B.V.M. dei Frati Minori di Lecce, iscritta e riconosciuta all’Anagrafe CEI codice CEI569A00002, che raccoglie, conserva, organizza e rende disponibile per lo studio e la ricerca, la documentazione storica, giuridica, amministrativa e pastorale della Provincia, Conventi, gruppi e singoli frati.
TITOLO II
Finalità, sede, personale
Art 4
L’ASP è un bene culturale – religioso e persegue le seguenti finalità:
-la conservazione storica della memoria e l’ordinamento della documentazione
l’attivazione di corrette procedure di scarto di documenti;
-la consultazione dei documenti e dei registri ai Frati Minori, studiosi e quanti ne facciano espressa e motivata richiesta;
-la promozione di ricerca storica e di valorizzazione del patrimonio documentario che costituisce fonte per la storia della Provincia religiosa, in eventuale collaborazione con altri Enti;
-il raccordo costante con la Segreteria Provinciale relativamente alla protocollazione, per favorire la razionalizzazione delle procedure di registrazione, classificazione e conservazione, anche alla luce delle nuove tecnologie dell’informazione;
– l’acquisizione e la salvaguardia dei documenti prodotti dall’Ente Provincia dei Frati Minori di Lecce, degli archivi dei conventi soppressi e fondi aggregati, i fondi personali dei frati defunti, e di qualunque documento o fondo che risulti di interesse per la conoscenza e lo studio della storia locale.
Art 5
L’ASP ha sede presso i locali della Curia Provinciale dei Frati Minori di Lecce – Convento S. Antonio a Fulgenzio, via Imperatore Adriano 79 – 73100 Lecce. La consultazione dell’ASP è possibile negli orari previsti oppure su richiesta.
Art 6
L’archivista provinciale, nominato dal Congresso Capitolare dei Frati Minori con durata triennale, organizza la raccolta dei documenti e dei fondi che saranno riordinati e inventariati; provvede, in collaborazione con la Segreteria Provinciale e avvalendosi dell’aiuto di personale competente e volontario, che siano assicurati la conservazione, l’ordinamento di tutto il materiale d’archivio, nonché l’aggiornamento dell’inventario, anche mediante l’utilizzo delle nuove tecnologie informatiche; consente agli studiosi la consultazione dei documenti conservati nell’ASP supportandoli nell’attività di ricerca; valorizza e promuove i beni culturali archivistici.
TITOLO III
Norme relative al servizio di consultazione
Art 7
L’ASP, in quanto bene culturale, è accessibile ai Frati Minori, agli studiosi e a quanti ne facciano espressa e motivata richiesta. L’ammissione degli studiosi alla consultazione è affidata all’Archivista Provinciale, il quale valuterà le richieste sulla base dei requisiti del richiedente. Per poter accedere all’ASP è richiesta la consegna di un documento d’identità valido, di una lettera di presentazione o per conoscenza personale.
Art8
Possono essere consultati solo i documenti anteriori agli ultimi 70 anni. La consultazione di documenti definiti come riservati o relativi a situazioni private di persone, può concedersi solo su previa ed esplicita autorizzazione da parte del Ministro Provinciale o di un suo delegato, apposta sulla domanda presentata dal richiedente. Lo studioso è tenuto ad apporre giornalmente la firma ed altre eventuali indicazioni in un apposito registro di presenza.
Art 9
Le richieste di documenti, effettuate mediante apposite schede, non devono essere superiori a n. 3 pezzi archivistici, salvo particolari deroghe concesse dall’Archivista. La distribuzione cessa mezz’ora prima della chiusura.
Art 10
È proibito agli studiosi durante la consultazione:
-scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti;
-fare calchi o lucidi o trarre fotocopie, fotografie, minute, senza il permesso dell’Archivista; scomporre i documenti dall’ordine in cui si trovano o estrarre documenti per qualsiasi motivo;
-prelevare direttamente i documenti dalla loro collocazione;
-i pezzi archivistici ricevuti in consultazione dovranno essere restituiti ogni volta all’Archivista o ai collaboratori, ricomposti nello stato in cui sono stati consegnati e completamente ricondizionati.
Art 11
Il materiale archivistico è escluso dal prestito. Per nessun motivo è permesso di portare i documenti fuori dalla sede dell’ASP. Solo l’autorità competente può autorizzare la con- cessione di documenti dell’archivio per mostre e simili, con le opportune cautele.
TITOLO IV
Norme relative al servizio di riproduzione
Art 12
Per i documenti in cattivo stato di conservazione l’Archivista può rifiutarne la consultazione, motivandone le ragioni. Inoltre, alcuni documenti possono essere consultati solo a discrezione dell’Archivista.
Art 13
Coloro che traggono riproduzioni di documenti sono tenuti a fare domanda scritta, elencando analiticamente il materiale da riprodurre e la finalità di utilizzo. Il permesso di riproduzione non attribuisce nessun diritto di proprietà artistica o letteraria innanzi a terzi.
Art 14
La pubblicazione delle fotografie e riproduzioni da parte degli studiosi è soggetta a specifica autorizzazione rilasciata dall’Archivista. L’esecuzione di fotografie con mezzi propri, da scattare senza flash per i documenti anteriori al sec. XIX, è consentita mediante autorizzazione del responsabile.
Art 15
Le fotocopie sono realizzate dal personale esclusivamente nella sede dell’archivio. Non sono consentite fotocopie del materiale rilegato, ne’ di quello cartaceo e pergamenaceo in cattive condizioni di conservazione e, in linea di massima, anteriore al secolo XIX.
