L’ASP, in quanto bene culturale, è accessibile ai Frati Minori, agli studiosi e a quanti ne facciano espressa e motivata richiesta. L’apertura è dal martedì al venerdì, dalle ore 9.00 alle ore 12.00, oppure su richiesta. L’ammissione degli studiosi alla consultazione è affidata all’Archivista Provinciale, il quale valuterà le richieste sulla base dei requisiti del richiedente. Possono essere consultati solo i documenti anteriori agli ultimi 70 anni. Lo studioso è tenuto ad apporre giornalmente la firma ed altre eventuali indicazioni in un apposito registro di presenza.
Le richieste di documenti, effettuate mediante apposite schede, non devono essere superiori a n. 3 pezzi archivistici, salvo particolari deroghe concesse dall’Archivista. La distribuzione cessa mezz’ora prima della chiusura.
È proibito agli studiosi durante la consultazione:
– scrivere o prendere appunti appoggiando fogli o quaderni sopra i documenti;
– fare calchi o lucidi o trarre fotocopie, fotografie, minute, senza il permesso dell’Archivista;
– scomporre i documenti dall’ordine in cui si trovano o estrarre documenti per qualsiasi motivo; – prelevare direttamente i documenti dalla loro collocazione;
I pezzi archivistici ricevuti in consultazione dovranno essere restituiti ogni volta all’Archivista o ai collaboratori, ricomposti nello stato in cui sono stati consegnati e completamente ricondizionati.
Il materiale archivistico è escluso dal prestito. Per nessun motivo è permesso di portare i documenti fuori dalla sede dell’ASP. Per i documenti in cattivo stato di conservazione l’Archivista può rifiutarne la consultazione, motivandone le ragioni. Inoltre, alcuni documenti possono essere consultati solo a discrezione dell’Archivista.
